Перевод сотрудников на удаленку: как защитить интересы бизнеса.

С начала распространения коронавирусной инфекции в регулирование отношений работодателей и работников вносятся серьезные дополнения и изменения. Начиная с 2021 года, введена возможность устанавливать дистанционный режим работы сотрудников компании. На предприятии можно вводить удаленный порядок работы сотрудников на постоянной или временной основе, либо совмещать такие режимы.

Действующее законодательство установило гарантии соблюдения прав работников при переводе на дистанционную работу, в числе прочего закреплена обязанность работодателя сохранить прежний уровень заработной платы дистанционным сотрудникам (ст. 312.5 ТК РФ).

Однако как быть с интересами компаний-работодателей, многие из которых испытывают серьезные затруднения с обеспечением эффективности сотрудников, которые перешли на удаленку? Какие меры работодатель может использовать для защиты интересов бизнеса?

Среди способов защитить интересы бизнеса при введении дистанционной работы можно выделить следующие меры:

1. В Трудовом кодексе появились дополнительные основания для увольнения удалённого работника по инициативе администрации, в том случае если сотрудник без уважительной причины не отвечает на запросы работодателя, связанные с трудовыми обязанностями в течении 2-х рабочих дней либо переехал переехал в другую местность и не может выполнять трудовые функции в прежнем режиме.
2. Для обеспечения контроля за работой удаленных работников в арсенале работодателя сейчас есть программы контроля удаленной работы сотрудника и его рабочего времени. Данные программные продукты позволяют наладить контроль за расходованием удаленным работником рабочего времени и облегчить контроль за выполнением объемов работ в условиях, когда нахождение сотрудника вне визуального контроля начальства, соблазны домашней обстановки и обилие снижающих дисциплину факторов могут серьезным образом сказаться на результативности дистанционной работы.
3. Возможность видеофиксации процесса удаленной работы. Согласно статье 214.2 ТК РФ у работодателя есть право использовать «в целях контроля за безопасностью производства работ приборы, устройства, оборудование и (или) комплексы (системы) приборов, устройств, оборудования, обеспечивающих дистанционную видео-, аудио- или иную фиксацию процессов производства работ, обеспечивать хранение полученной информации».

Теоретически данная мера предназначена чтобы помочь работодателю облегчить контроль за удаленной работой сотрудников, но практически, когда работники находятся в домашних условиях, в окружении семьи и близких людей, эффективность такого вмешательства в частную жизнь вызывает большие вопросы.

4. Одной из мер защиты интересов предпринимателей, столкнувшегося с трудностями удаленной работы трудового коллектива, является расширение использования гражданско-правовых договоров (подряда, поставки, оказания услуг и пр.), в которых оплата производится по факту предоставления результата работы, а не по факту нахождения сотрудника в штате предприятия. Однако такого рода использование договоров гражданско-правового характера (ГПХ) обосновано только в том случае, если это не противоречит трудовому законодательству, не маскирует трудовые отношения отношения работника и работодателя и не нарушает права работников, выполняющих трудовую функцию.

Простой перевод работников в статус самозанятых или замена трудовых договоров договорами ГПХ не допускается, так как такая схема означает получение необоснованной налоговой выгоды для работодателя и нарушает права работников.

В каких случаях ФНС может усмотреть, что под видом гражданско-правовых отношений скрывается отношения работника и работодателя?

– когда в договоре прописано не разовое задание, а трудовая функция;

–  установлен не объем работы, а описан процесс;

–  установлена ежемесячная определенная сумма оплаты труда, размер вознаграждения не меняется, считается за фактическое время работы;

– работник вовлечен в производственную деятельность;

– определены правила внутреннего трудового распорядка, выполнения распоряжений работодателя, дисциплинарная ответственность;

–  отношения систематичные и длительные (более года/до конца года);

– предусмотрены материальная ответственность и контроль руководителя;

– работнику обеспечены условия труда, рабочее место и он не оплачивают аренду помещений, техники и другого оборудования.

При несоблюдении данных условий существует риск того, что налоговые органы признают такой договор ГПХ в качестве способа незаконной минимизации налогообложения. Перевод сотрудников (даже если они перешли на удаленный режим работы) в статус самозанятых, означает привлечение внимания к своей организации со стороны налогового органа, возрастает риск получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ и быть подвергнутым доначислению неуплаченных НДФЛ и страховых взносов.

Боле того, в законе о самозанятых есть ограничение на заключение договора ГПХ с человеком в качестве самозанятого в течении двух лет после его увольнения, если такой сотрудник состоял с организацией в трудовых отношениях.

Однако, при всей сложности использования в работе гражданско-правовых договоров, в условиях удаленной и дистанционной работы складываются более широкие возможности применения договоров ГПХ, как способа повышения эффективности бизнеса.  Сама логика удаленной работы предполагает большую свободу компаний в привлечении подрядчиков, заинтересованных в реализации конечного продукта и не требующих предоставления рабочих мест, затрат на сопровождение рабочего процесса, отпусков, больничных и прочих затрат, свойственных для обеспечения трудовой деятельности, что может серьезно оптимизировать  бизнес-процессы.

Преимущества договора ГПХ в деятельности компании требуют тщательного анализа, возможно будет полезно проанализировать потенциал использования в деятельности профессиональных поставщиков услуг (аутсорсинг), которые специализируются на оказании услуг различным компаниям и не подпадают под ограничения по договорам ГПХ с бывшими членами вашего трудового коллектива.